Privacy verklaring

Contactgegevens

Persoonsgegevens die wij verwerken

Oosterbeekse IJsvereniging verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. De meeste persoonsgegevens worden verzameld wanneer u lid wordt van de vereniging via het ledenportaal (leden.oijv.nl). De publieke website (oijv.nl) verzamelt geen persoonsgegevens van bezoekers.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortejaar (niet de volledige geboortedatum)
• Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode, plaats)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer (IBAN) - alleen voor het verwerken van betalingen
• Gegevens van gezinsleden (subleden) die u registreert: voor- en achternaam, geboortejaar en geslacht
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een account aan te maken in het ledenportaal, in correspondentie en telefonisch
• Betalingstransacties en betalingsstatus
• Loggegevens van e-mails die wij naar u verzenden

Bijzondere persoonsgegevens (AVG artikel 9)

Oosterbeekse IJsvereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, ras, godsdienst of levensovertuiging, seksuele geaardheid of politieke voorkeur).

Gegevens van minderjarigen

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@oijv.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Oosterbeekse IJsvereniging verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van de volgende grondslagen (AVG artikel 6):

• Uitvoering overeenkomst: Het afhandelen van uw lidmaatschap, betalingen en het leveren van diensten
• Uitvoering overeenkomst: U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Uitvoering overeenkomst: U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken en te beheren
• Wettelijke verplichting: Het voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen (bijvoorbeeld bewaarplicht van 7 jaar)
• Gerechtvaardigd belang: Het verbeteren van onze dienstverlening en communicatie met leden

Als wij uw persoonsgegevens op basis van toestemming verwerken, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Oosterbeekse IJsvereniging neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Oosterbeekse IJsvereniging) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Oosterbeekse IJsvereniging bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Lidmaatschapsgegevens: Gedurende het lidmaatschap + 7 jaar na beëindiging (wettelijke bewaarplicht voor administratieve en fiscale documenten)
• Financiële gegevens en betalingstransacties: 7 jaar na laatste transactie (wettelijke bewaarplicht)
• Accountgegevens: Tot u uw account verwijdert + 30 dagen (back-up periode)
• Correspondentie: Tot maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij wettelijk verplicht langer te bewaren

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Oosterbeekse IJsvereniging verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers (AVG artikel 28):

• Mollie B.V. (Nederland) - Voor het verwerken van betalingen via iDEAL en andere betaalmethoden. Wij delen alleen de noodzakelijke gegevens voor de betalingsverwerking (naam, e-mailadres, betalingsbedrag).
• Hosting provider - Voor het hosten van onze website en ledenportaal. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• E-mail service provider - Voor het verzenden van e-mails aan leden. Gegevens worden verwerkt binnen de EER.

Met al onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten om ervoor te zorgen dat uw gegevens met hetzelfde niveau van beveiliging worden behandeld als wij zelf hanteren.

Wij delen geen persoonsgegevens met landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er adequate waarborgen zijn getroffen (bijvoorbeeld via Standard Contractual Clauses goedgekeurd door de Europese Commissie).

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Oosterbeekse IJsvereniging gebruikt de volgende cookies:

U kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van technische cookies gevolgen kan hebben voor de functionaliteit van de website en het ledenportaal.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@oijv.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Oosterbeekse IJsvereniging zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Oosterbeekse IJsvereniging wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Oosterbeekse IJsvereniging neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact op via info@oijv.nl.

Oosterbeekse IJsvereniging heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Versleuteling van gegevens in transit: TLS/SSL-versleuteling (HTTPS) voor alle communicatie tussen uw browser en onze servers. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
• Versleuteling van gegevens at rest: Gevoelige gegevens zoals wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met moderne cryptografische methoden.
• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens, en deze toegang is gebaseerd op het principe van minimale rechtenverlening (need-to-know basis).
• Regelmatige security updates: Wij houden onze systemen en software up-to-date met de nieuwste security patches.
• Back-up procedures: Regelmatige back-ups van gegevens om gegevensverlies te voorkomen.
• Incident response plan: Wij hebben procedures voor het snel detecteren en reageren op mogelijke datalekken.
• Veilige authenticatie: Twee-factor authenticatie (2FA) voor beheerdersaccounts en sterke wachtwoordvereisten voor alle gebruikers.

Ondanks onze inspanningen kan geen enkele methode van transmissie over internet of elektronische opslag 100% veilig zijn. Wij kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen, maar streven ernaar uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.